La répartition de l'enveloppe maastrichtienne entre les subventions et les avances remboursables est indicative. Le cas échéant, le Secrétariat général pour l'investissement approuve les modifications au sein de cette enveloppe entre les subventions et les avances remboursables et en informe l'Opérateur.
Les crédits confiés à l'Opérateur pour la mise en œuvre de ces actions sont gérés dans le respect des principes suivants :
- séparation stricte des opérations financées par les lois de finances susvisées dans le cadre des investissements d'avenir et des autres activités de l'Opérateur garantissant une traçabilité et des comptes rendus fidèles de l'utilisation de ces financements ;
- dans l'attente des décisions du Premier ministre de versement des fonds aux bénéficiaires finaux, l'Opérateur dépose les fonds reçus au Trésor. Sur décision du Premier ministre, conformément aux prescriptions détaillées dans chacune des conventions, il opère le versement des crédits aux bénéficiaires finaux.
- Moyens en termes d'effectifs et organisation au sein de l'Opérateur
2.1. Organisation spécifique de l'Opérateur pour gérer le financement PIA
L'Opérateur a défini une organisation spécifique en vue de la gestion des crédits qui lui sont alloués.
L'ADEME est chargée de conduire les actions du Programme d'investissements d'avenir qui lui sont confiées, en s'appuyant sur les directions concernées (y compris les fonctions supports de l'Agence).
En particulier, l'agence comptable de l'ADEME assure, pour sa part, la fonction de comptable assignataire des dépenses et des recettes relatives aux projets financés par le Programme d'investissements d'avenir.
2.2. Personnel mobilisé
L'Opérateur s'attache en premier lieu à réaliser tous les gains de productivité potentiels sur sa structure, afin de gérer les crédits du Programme d'investissements d'avenir en ayant un moindre recours à des ressources humaines supplémentaires.
Le besoin en emplois est estimé à 60 ETPT au maximum de 2018 à 2020, au cours de la période d'achèvement du second Programme d'investissements d'avenir et de la phase de démarrage des trois nouvelles conventions. Par exception au principe de non prise en charge des dépenses de personnels par le PIA, les dépenses réalisées par l'Opérateur au titre des actions « Démonstrateurs de la transition écologique et énergétique », « Véhicules et transports du futur », « Concours d'innovation », « Accélération du développement des écosystèmes d'innovation performants - volet Transports et mobilité durable » et de l'action « Démonstrateurs et territoires d'innovation de grande ambition » lui sont remboursés à prix coûtant à hauteur des charges de personnel (1) des 34 ETPT correspondant aux personnels dédiés spécifiquement aux actions du Programme d'investissements d'avenir et chargés de les coordonner et gérer.
Au-delà de 2020, avec l'arrivée à leur terme de projets du PIA 1, les effectifs mobilisés diminueront progressivement.
- Autres frais de gestion (frais de structure et autres frais de gestion, hors frais de personnel)
Les frais exposés par l'Opérateur pour la gestion administrative, comptable et financière des actions du Programme d'investissements d'avenir lui sont remboursés sur une base forfaitaire pour les frais généraux et de structure et à prix coûtant pour les autres frais, sur présentation par l'Opérateur d'un état détaillé des frais engagés qui correspondent aux tâches ci-après :
- frais généraux et de structure directement imputables au coût des 34 ETPT mobilisés, ainsi que des autres frais mentionnés ci-après. Ces frais généraux et de structure sont fixés à 25 % des charges de personnel des 34 ETPT dédiés, soit moins de la moitié du taux de majoration habituellement utilisé par l'ADEME résultant de la comptabilité analytique des coûts appliquée à l'agence pour l'ensemble de ses activités de projets (2), et à 25 % des autres frais engagés par l'Opérateur au titre des frais de gestion des investissements d'avenir. Ces frais sont décrits dans la suite de ce chapitre (frais d'expertise technique et économique, frais d'expertise financière, frais liés à l'audit des projets, frais liés aux contentieux et aléas, frais de mission, dépenses de logistique-coordination-représentation, frais liés aux actions de communication) ;
- frais d'expertise technique et économique des dossiers, dont l'optimisation est recherchée par recours aux expertises des ministères et aux autres Opérateurs de l'Etat ;
- frais liés à l'expertise financière des projets et à l'analyse de la valeur des entreprises et entités économiques : analyse des modalités du soutien financier (subventions, avances remboursables, garanties, prêts…), évaluation des plans d'affaires, évaluation de la santé financière des partenaires, expertises financières et comptables, etc. ;
- frais liés à l'audit des projets retenus et le suivi de leur mise en œuvre (contrôle financier et comptable, audits environnementaux, contrôles sur pièces et sur place, suivi de l'exécution du contrat, vérification des « livrables », contrôle et évaluation scientifique des résultats obtenus…) ;
- frais liés aux contentieux et aléas qui pourraient survenir dans la gestion des conventions avec les bénéficiaires, notamment les frais juridiques ;
- frais de mission concernant à la fois la phase amont d'expertise des projets et la phase de suivi ;
- dépenses de logistique, de coordination et de représentation (location de salle, réunions des différents comités d'expertise, comités d'avancement des projets, adaptation et maintenance des systèmes d'information directement liées au PIA…) ;
- actions de communication limitées à un programme de communication approuvé annuellement par le Secrétaire général pour l'investissement avant le 31 décembre de l'année précédente (notamment organisation de colloques et de manifestations, réalisation de documents de communication).
- Imputation des frais de gestion aux différentes actions
Les coûts de gestion (masse salariale et autres frais de gestion) sont imputés aux différentes actions selon les modalités suivantes :
- les coûts directs sont imputés à 100 % sur l'action ayant bénéficié de la dépense ;
- les dépenses transverses à plusieurs actions sont ventilées au prorata des enveloppes de chacune des actions ayant bénéficié de la dépense ;
- le forfait de frais généraux et de structure est appliqué par action à la somme des coûts directs et de la quote-part de dépenses transverses imputée à l'action.
- Budget, validation et information du Secrétaire général pour l'investissement
5.1. Coûts des personnels mobilisés
Chaque année l'Opérateur transmet au Secrétariat général pour l'investissement (SGPI) :
- avant le 30 novembre, l'estimation des besoins en ETPT et des charges de personnel (masse salariale + charges patronales) qui correspondent aux différentes actions suivies, pour l'exercice suivant ;
- avant le 30 mars, un rapport présentant les moyens effectivement mobilisés en ETPT et les charges de personnel (masse salariale + charges patronales) qui correspondent aux différentes actions réalisées.
Ce rapport annuel présentant les moyens mobilisés comprend :
- la décomposition des emplois affectés par type de tâche (tâches conduisant à l'engagement juridique, tâches suivi des projets et de gestion des retours financiers, tâches de gestion et de management) ;
- les rémunérations moyennes ;
- les recherches d'économies, de gains d'efficacité et les pistes d'améliorations envisagées pour réduire, notamment à partir de 2021, le nombre des ETPT dédiés, et le plan d'actions y afférant ;
- à partir de 2022, un bilan de la mise en œuvre du plan d'économie du précédent rapport.
5.2. Calendrier de validation des coûts de gestion
Un budget prévisionnel pluriannuel pour la durée totale de la Convention et détaillé par nature de frais est présenté par l'Opérateur au Secrétariat général pour l'investissement dans un délai de 3 mois suivant la publication de la présente Convention. Ce budget est approuvé par le Secrétaire général pour l'investissement.
L'ADEME établit, chaque année avant le 30 novembre, un budget prévisionnel pour l'année suivante des coûts de gestion et des frais prévus au titre de la présente convention. Ce budget est présenté pour approbation au Secrétaire général pour l'investissement.
L'ADEME produit et transmet également au Secrétaire général pour l'investissement, chaque année en début d'exercice, un état récapitulatif des paiements effectués au titre de ces frais et coûts au cours du dernier exercice clos.
L'ADEME est autorisée à prélever les coûts et frais susmentionnés sur les ressources qui lui sont confiées au titre du Programme d'investissements d'avenir dans la limite du budget prévisionnel préalablement approuvé par le Secrétaire général pour l'investissement. Tout prélèvement excédent le montant global de frais de gestion approuvé dans le budget de l'année requiert l'accord préalable du Secrétaire général pour l'investissement avant prélèvement.
En cas d'écart significatif par rapport à la trajectoire de frais de gestion prévue, ou d'impossibilité pour le Secrétaire général pour l'investissement de valider les frais proposés par l'Opérateur, le Secrétariat général pour l'investissement alerte les Comités de pilotage des différentes actions.
5.3. Plafonds de dépenses autorisées
Pour chaque convention, le montant total des frais de gestion ainsi prélevés est limité à 0,17 % des fonds gérés par an jusqu'à l'année 2019 inclue, puis 0,16 % en 2020, puis 0,15 % en 2021 et 0,13 % des fonds gérés à compter de l'année 2022, soient, en application de ces taux sur les montants validés au 01/01/2018 les montants annuels maximum et leur ventilation estimative entre opérations suivants :
Vous pouvez consulter l'intégralité du texte avec ses images à partir de l'extrait du Journal officiel électronique authentifié accessible en bas de page
Le montant définitif de ces frais et coûts de gestion est établi à la hausse ou à la baisse conformément aux dépenses effectives constatées dans la comptabilité analytique de l'Opérateur.
5.4. Frais de gestion de l'Opérateur au titre de 2018
La présente convention s'applique aux frais de gestion engagés par l'Opérateur à compter du 1er janvier 2018 qui sont validés par le SGPI.
- Intéressement de l'Opérateur aux retours financiers
6.1. Pour les interventions sous forme d'aide d'Etat
Les sommes générées par les projets au titre du retour sur investissement pour l'Etat sont versées par les bénéficiaires finaux à l'Opérateur qui les reverse au budget de l'Etat à hauteur de 94 %, les 6 % restants étant conservés par l'Opérateur au titre de son intéressement.
6.2. Pour les interventions sous forme de prise de participation ou autres interventions au titre d'un investissement avisé
Sauf dérogation du Comité de pilotage, le Véhicule d'Investissement reverse la totalité des retours financiers qu'il perçoit à l'Opérateur, déduction faite de ses charges de fonctionnement.
L'Opérateur reverse intégralement ces montants à l'Etat, ainsi que tout retour financier qu'il aura directement perçu au titre d'une intervention sous forme de prise de participation ou d'une intervention réalisée en qualité d'investisseur avisé.
- Entrée en vigueur, durée et modifications de la convention
La présente convention, valable pour une durée de 15 années, entre en vigueur le lendemain de sa publication au Journal officiel de la République française.
Par voie d'avenant, les parties engagées peuvent convenir de modifications aux dispositions de la présente convention.
