La déclaration d'intérêts est remise, sous double pli cacheté revêtu d'une mention relative à son caractère confidentiel, par l'agent concerné à l'autorité de nomination, qui en accuse réception. Elle peut également être transmise par voie dématérialisée de manière sécurisée. L'autorité de nomination prend connaissance de la déclaration d'intérêts remise et la transmet, dans les mêmes formes, à l'autorité hiérarchique de l'agent, qui en accuse réception.
Pour les emplois dont la nomination relève d'un décret du Président de la République ou d'un décret ou d'un arrêté du Premier ministre, la déclaration d'intérêts est transmise, dans les formes prévues au premier alinéa, à l'autorité hiérarchique dont relève l'emploi, qui en accuse réception. Cette autorité hiérarchique informe l'autorité de nomination de l'absence de conflits d'intérêts faisant obstacle à la nomination et, le cas échéant, de l'existence d'éléments susceptibles de placer l'agent en situation de conflit d'intérêts dans l'exercice de ses fonctions.
Les déclarations complémentaires prévues à l'article R. 122-9 sont adressées selon les mêmes modalités à l'autorité hiérarchique.

Afin de garantir la confidentialité et l'intégrité des éléments contenus dans les déclarations d'intérêts, l'autorité hiérarchique prend les mesures nécessaires pour restreindre l'accès aux seules personnes autorisées que sont :
1° L'autorité de nomination ;
2° L'autorité hiérarchique ;
3° Dans le cas mentionné à l'article L. 122-4, la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique ;
4° L'agent concerné ;
5° En tant que de besoin, l'autorité investie du pouvoir disciplinaire.
La confidentialité de ces documents ne fait pas obstacle à leur communication, dans les limites du besoin d'en connaître, aux membres des instances siégeant en formation disciplinaire, aux autorités judiciaires ou au juge administratif.

L'autorité hiérarchique ou, le cas échéant, l'autorité de nomination est responsable du versement, en annexe du dossier individuel de l'agent prévu à l'article L. 137-1, des déclarations d'intérêts ainsi que, le cas échéant, de la recommandation ou de l'information adressée par la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique en application des dispositions de l'article L. 122-6.
Ces documents sont conservés sous double pli cacheté. L'enveloppe extérieure est revêtue d'une mention relative à son caractère confidentiel et de la mention « Déclaration d'intérêts » suivie du nom et du prénom de l'agent. L'enveloppe intérieure comporte les mêmes mentions, ainsi qu'un bordereau d'émargement des personnes habilitées à y accéder mentionnées à l'article R. 122-11. Cette enveloppe est revêtue de la signature, du nom et du prénom apposés par la dernière personne ayant accédé à la déclaration.
Si le dossier individuel de l'agent est géré sur support électronique, ces déclarations sont versées et conservées de manière sécurisée dans les conditions prévues par le chapitre VII du titre III du présent livre.

La déclaration d'intérêts, les déclarations complémentaires et la recommandation ou l'information adressée par la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique se rapportant à un agent en fonction sont conservées jusqu'à l'expiration d'un délai de cinq ans à compter de la fin de fonctions dans l'emploi au titre duquel elles ont été transmises.
La Haute Autorité pour la transparence de la vie publique conserve la copie qui lui a été transmise de la déclaration d'intérêts et les éléments ayant servi à l'appréciation portée en application des dispositions de l'article L. 122-5 pendant une durée de cinq années.

Lorsque le candidat n'est pas nommé dans l'emploi au titre duquel il avait produit une déclaration d'intérêts, l'autorité destinataire de la transmission procède sans délai à la destruction de cette déclaration et, le cas échéant, de la recommandation ou de l'information adressée par la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique. Il en va de même, le cas échéant, pour ce qui la concerne, de la Haute Autorité.

En cas de poursuites disciplinaires ou pénales fondées sur un manquement en lien avec des éléments contenus dans la déclaration d'intérêts ou les éventuelles déclarations complémentaires, la destruction de ces documents est suspendue jusqu'à l'expiration du délai au terme duquel les voies de recours contre la décision éventuellement prise à l'issue de la procédure disciplinaire ou pénale engagée sont épuisées.

Les destructions mentionnées aux articles R. 122-14 et R. 122-15 sont opérées dans le respect de la confidentialité des documents à détruire.

Pour l'application des dispositions de la présente sous-section :
1° En l'absence d'autorité hiérarchique, l'autorité de nomination s'y substitue ;
2° Le directeur général du Centre national de gestion est regardé comme autorité de nomination et autorité hiérarchique pour les déclarations portant sur les emplois mentionnés aux 1° et 2° de l'article L. 6143-7-2 du code de la santé publique.