- Biens
5.1. Types de stock
Le réseau UNHRD ayant été conçu à l'appui d'actions d'urgence, les biens qu'il détient sont prêts à être déployés dans un délai de 24 à 48 heures. Cependant, ses installations ne sont pas destinées à un entreposage de longue durée ni à conserver des équipements inutilisables ou dépourvus de valeur d'urgence. De ce fait, les utilisateurs doivent veiller à assurer une rotation fréquente de leurs stocks. Il leur sera demandé de récupérer tout bien qui n'a fait l'objet d'aucun mouvement au bout de 24 mois. L'UNHRD peut, sur demande, organiser un entreposage de longue durée à titre de service spécifique.
Les stocks d'urgence du réseau UNHRD peuvent comprendre :
― des stocks physiques (neufs ou réapprovisionnés) :
― stocks des utilisateurs autorisés ;
― stocks de fournisseurs sur site (dits « stocks en blanc ») ;
― stocks partagés ;
― des stocks virtuels (détenus par le fournisseur).
Les utilisateurs ont accès en temps réel sur le site www.unhrd.org à la liste de l'ensemble des stocks des utilisateurs pour toutes les plates-formes. Des informations complémentaires (coût estimatif de chaque article, par exemple) peuvent être consultées par les utilisateurs autorisés dans la rubrique à accès réservé de ce site (identifiant et mot de passe réclamés).
Les stocks des utilisateurs sont propres au mandat organisationnel de chacun d'entre eux. Ils peuvent être fournis soit directement par les utilisateurs, soit, sur demande, par l'UNHRD à titre de service spécifique.
Les « stocks en blanc » sont des stocks de fournisseurs entreposés dans les locaux du réseau en vertu d'un accord à long terme conclu avec le PAM qui définit les caractéristiques des produits, leur prix, leur délai estimé de livraison au sein du réseau des HRD et leur disponibilité. Ces stocks ne sont « en possession » d'aucun organisme particulier et leur présence dans chaque HRD n'est pas garantie en permanence ; ils restent en possession du fournisseur et ne portent aucun logo ou emblème, d'où la désignation de « stocks en blanc » de l'UNHRD. Le PAM peut les proposer à ses utilisateurs suivant les mêmes modalités et conditions et sous réserve de leur disponibilité au sein du réseau.
Les utilisateurs ont la faculté de prêter, de vendre ou d'échanger des stocks avec d'autres utilisateurs sous réserve d'accord bilatéral entre les parties. Ces stocks sont considérés comme des stocks partagés. Le mode d'accès aux stocks d'un autre utilisateur le plus répandu est la vente : l'utilisateur A peut acquérir des biens qui font partie des stocks de l'utilisateur B et en prendre possession dès que ce dernier l'y a habilité (voir le paragraphe 5.3 ci-après). Sur demande du prêteur ou vendeur, l'UNHRD peut se charger de réapprovisionner le stock vendu ; l'utilisateur peut également s'en charger lui-même. La délivrance des permis d'accès relève des utilisateurs. Les directeurs des HRD doivent veiller à ce que le document attestant la transaction soit dûment enregistré et à la disposition des deux parties.
Les HRD ont été conçus pour utiliser des stocks neufs et pour en gérer les mouvements dans un seul sens, entre le fournisseur et le lieu de l'opération de secours. Il existe toutefois des exceptions : certains équipements (véhicules blindés, par exemple) peuvent être remis dans un état convenable. La désaffectation d'équipements à l'issue d'une mission parvenue à son terme est à la charge de l'utilisateur et il y a lieu de certifier de manière appropriée que leur remise en état est effective. Leur retour éventuel au HRD doit être décidé d'un commun accord par le directeur du HRD et l'utilisateur, la décision définitive en l'espèce revenant au directeur du HRD.
La notion de stocks virtuels s'applique aux marchandises qui ne sont pas physiquement présentes au HRD mais qui y ont une place « virtuelle » en vertu d'un accord à long terme conclu avec le PAM tout en étant concrètement conservées dans les locaux des fournisseurs. Ces stocks sont mis à la disposition de I'UNHRD moyennant l'établissement d'un bon de commande. Ce mécanisme permet de négocier les prix avant de faire appel au stock et est assorti d'un délai de livraison garanti. En cas de non-respect de ce délai par le fournisseur retenu, l'UNHRD ne saurait en être tenu pour responsable.
L'évaluation des stocks repose sur le montant effectivement facturé ou, pour des marchandises d'occasion approuvées, sur la valeur indiquée par l'utilisateur. En tout état de cause, elle relève de la seule responsabilité du détenteur du stock.
Les états des stocks sont établis par l'UNHRD et tout changement ou mouvement est régulièrement porté à la connaissance des utilisateurs. Ils peuvent être consultés en temps réel sur le site www.unhrd.org.
En outre, un catalogue électronique de l'ensemble des marchandises entreposées dans chaque HRD est en cours d'élaboration et figurera sur le site Internet de l'UNHRD.
Les niveaux des stocks pour chaque HRD sont définis par son directeur en fonction (i) de la capacité d'entreposage nécessaire exprimée en volume et (ii) du type et de la qualité du stock nécessaire dans la région desservie par chaque HRD. La capacité d'entreposage nécessaire est susceptible d'être révisée en fonction (a) de la rotation des stocks, (b) des besoins reconnus dans la région pour chaque type d'article entreposé par chaque utilisateur, sur la base d'une étude réalisée avec le soutien des organismes chefs de file, et (c) de l'espace disponible. Au cas où l'espace disponible serait insuffisant, des priorités sont définies en fonction des besoins de la région tels qu'établis conformément au point (b) ci-dessus ; il appartient au directeur du HRD d'en décider en dernier recours.
5.2. Inventaire des stocks
Chaque année, au mois de décembre, chacun des HRD procède à un inventaire de ses stocks. Cet inventaire annuel constitue un service courant. Toute demande d'inventaire supplémentaire (ou d'inventaire à un autre moment de l'année) émanant d'un utilisateur sera traitée comme un service spécifique au titre duquel le HRD sera pleinement défrayé pour un montant non négociable. Pour plus d'informations, voir l'annexe 2.
5.3. Autorité habilitée et accès
aux stocks des autres utilisateurs
Il appartient à chaque utilisateur de désigner une autorité habilitée, c'est-à-dire un ou plusieurs représentants de son organisation habilité(s) à autoriser l'UNHRD à opérer des prélèvements sur ses stocks. La liste des autorités habilitées figure à l'annexe 5. Tout changement doit être mentionné dans les présentes Procédures opérationnelles normalisées et publié dans la rubrique à accès réservé du site Internet de l'UNHRD.
Nul n'a accès au stock d'un autre utilisateur pour y opérer des prélèvements, le prêter, l'emprunter, le vendre ou en faire usage sans l'accord écrit de l'autorité habilitée pour ledit stock.
5.4. Déstockage
Si un stock est parvenu à sa date limite de conservation, l'utilisateur est informé des mesures à prendre. Les marchandises considérées sont détruites ou rendues inutilisables conformément à la réglementation nationale et aux protocoles internationaux sur la destruction des stocks parvenus à expiration. Le coût de cette opération est à la charge du propriétaire du stock.
Si un utilisateur ne peut maintenir son stock dans un état utilisable et acceptable, le directeur du HRD propose à son propriétaire de le vendre, de le détruire ou encore de retourner les biens, et aide l'utilisateur à prendre une décision. Dans ce cas également, les frais sont à la charge du propriétaire du stock.
Si un utilisateur abandonne son stock ou n'est pas en mesure d'honorer les obligations financières liées à son entretien, le directeur du HRD, après en avoir dûment averti le propriétaire, procède au déstockage suivant les modalités les plus appropriées et les moins coûteuses pour l'UNHRD.
- Expédition
6.1. Procédures applicables à l'importation
à destination de tout HRD
Les stocks à destination des HRD doivent être livrés conformément à la règle Incoterm DAP. Tout coût supplémentaire dû à une livraison autre que DAP est à la charge de l'utilisateur/du propriétaire du stock. La livraison doit être notifiée à l'adresse [email protected] et au directeur du HRD considéré. Chaque HRD doit être informé au moins une semaine avant l'autorisation électronique de transport (ETA). Si la plate-forme concernée ne dispose pas d'un espace suffisant, l'UNHRD en informe l'utilisateur et se réserve le droit de refuser la livraison. Le directeur du HRD peut proposer des solutions de rechange, notamment la fourniture d'espace d'entreposage réservé à titre de service spécifique.
Aux fins du dédouanement, les originaux des documents d'expédition doivent porter la mention « UNHRD + nom du pays » en qualité de consignataire de la cargaison.
L'envoi doit arriver sous conditionnement approprié permettant au personnel du HRD de procéder au déchargement du stock, à son inspection, à sa mise en place et à sa préparation en vue d'une livraison rapide ultérieure. Tous les stocks doivent être livrés sous conditionnement, emballés, sanglés et disposés sur des palettes Euro ou d'autres palettes normalisées n'excédant pas la hauteur maximale de 1,10 m-2,10 m.
Les documents et informations énumérés ci-après constituent les exigences de base à respecter par tous les utilisateurs pour expédier des marchandises à un HRD :
― notification d'expédition par l'utilisateur, précisant les Incoterms et décrivant la cargaison et son conditionnement ;
― documents d'expédition requis pour l'importation (copies par courriel et originaux par courrier pour les expéditions par voie maritime, avant l'arrivée de la cargaison) comprenant :
- lettre de transport aérien (LTA), connaissement ou lettre de transport routier (CMR), en fonction du mode de transport ;
- facture commerciale ou certificat de don ;
- bordereau de colisage ;
- certificat d'origine (y compris le code SH pour les produits appropriés, afin d'assurer le bon déroulement des formalités de dédouanement) ;
- tout autre certificat afférent à la cargaison considérée (à confirmer d'avance auprès du directeur du HRD) ;
― délai de livraison estimé ;
― valeur d'inventaire (uniquement pour les marchandises d'occasion en ce qui concerne le PAM) ;
― copie du bon de commande et, en particulier, spécifications techniques ;
― fiche de données de sécurité (voir l'annexe 6 aux présentes Procédures opérationnelles normalisées) ;
― étiquette d'unité de chargement (descriptif des marchandises, nombre d'unités, dimensions, poids, numéro de référence de l'utilisateur, etc.).
Tous les documents ci-dessus doivent être fournis au directeur du HRD considéré. L'UNHRD se réserve le droit de demander tout certificat ou document complémentaire susceptible d'être nécessaire pour l'importation dans le pays d'accueil du HRD.
Chaque HRD accuse réception des stocks par courriel, conformément aux indicateurs de qualité, et remet un rapport d'inspection confirmant la réception de la cargaison et sa conformité au bon de commande. Les stocks destinés aux HRD doivent arriver sur place préemballés de telle sorte qu'ils puissent être rapidement réexportés. Si les marchandises livrées ne sont pas conformes au bon de commande ou si leur conditionnement n'est pas approprié, le rapport d'inspection recommande les mesures à prendre.
6.2. Procédures applicables à l'exportation
en provenance de tout HRD
Les demandes d'exportation en provenance d'un HRD doivent être présentées par courriel à l'adresse [email protected] ainsi qu'au directeur du HRD considéré (voir également le paragraphe 5.3 ci-dessus).
Les documents et informations énumérés ci-après constituent les exigences de base à respecter par tous les utilisateurs pour exporter des marchandises en provenance d'un HRD :
L'utilisateur ou le destinataire désigné doit fournir à l'avance :
― une autorisation écrite émanant de l'autorité habilitée par le propriétaire du stock ;
― un descriptif du stock (de la cargaison) ;
― la quantité ;
― le nom du consignataire, la destination et les modalités de livraison ;
― l'adresse de livraison de la cargaison ;
― l'adresse à laquelle les documents d'expédition doivent être remis ;
― le point de contact à destination, à mentionner sur le bordereau de colisage ;
― le type de service spécifique demandé, le cas échéant ;
― toute autorisation d'importation émanant des autorités du pays destinataire ou tout accord conclu avec elles aux fins d'exemption fiscale ou d'exemption d'autres droits à l'importation ;
― tout certificat nécessaire aux fins des procédures d'importation dans le pays destinataire ou aux fins du transport des marchandises (par exemple, certificat d'origine/certificat IATA pour matières dangereuses) ;
― toute autre recommandation particulière ;
― une facture pro forma signée (pour les utilisateurs du PAM, sous format PR/PO par le Système mondial et réseau d'information du PAM [WINGS]) telle que décrite au paragraphe 4.3 des présentes Procédures opérationnelles normalisées ;
― une autorisation de dépense pour les utilisateurs qui ont accordé à l'UNHRD un financement anticipé au titre de services spécifiques ;
― préciser selon le cas livraison de porte à porte ou livraison à un aéroport (le type de service varie d'une plate-forme à l'autre).
A réception des marchandises :
― accusé de réception sous forme de retour d'un exemplaire signé du document approprié (feuille de route, bulletin de livraison ou autre). Un bordereau de colisage ou une facture pro forma dûment signé pourra compléter ces documents et, dans des cas exceptionnels, tenir lieu d'accusé de réception.
En l'absence des documents ci-dessus (accusé de réception par le consignataire, par exemple), la preuve de la livraison doit être postée par le système sept (7) jours après que le transitaire a confirmé la bonne livraison de la cargaison.
Les documents et renseignements ci-après sont fournis par l'UNHRD :
- documents d'expédition (un original et deux copies) comprenant :
― bordereau de colisage et facture pro forma ;
― lettre de transport aérien (LTA), connaissement ou lettre de transport routier (CMR), en fonction du mode de transport demandé ;
― certificat de don ;
― déclaration en douane et certificat de dédouanement ;
― tout autre certificat éventuellement nécessaire, si l'on en dispose (par exemple, certificat IATA pour matières dangereuses, certificat sanitaire ou certificat d'origine) ;
- le point de contact de l'UNHRD en qualité d'expéditeur.
N.B. : Les marchandises doivent être dédouanées à destination par le consignataire indiqué par l'utilisateur.
Les opérations d'exportation sont traitées sur la base du principe « premier arrivé, premier servi », en fonction des demandes et du financement du transport. L'UNHRD favorise la mise en commun des moyens de transport lorsque cela est possible et approprié.
A N N E X E 1
SERVICES COURANTS
Les services courants sont offerts aux utilisateurs autorisés à titre gracieux. Il s'agit de services qui relèvent de la gestion ordinaire des stocks depuis le point de réception au HRD et pendant la durée de leur entreposage dans ses locaux.
La liste des services courants peut se résumer comme suit :
― déchargement des cargaisons reçues (conditionnées conformément aux Procédures opérationnelles normalisées) ;
― délivrance des rapports d'inspection ;
― formalités douanières à l'importation ;
― entreposage des stocks ;
― services de magasinage ;
― rapports réguliers sur l'état des stocks ;
― préparation à l'envoi ;
― établissements des documents requis pour l'exportation ;
― rapports d'activité (à la réception / à l'envoi) ;
― inventaire annuel des stocks.
Ces prestations de services sont accordées régulièrement à l'ensemble des utilisateurs autorisés conformément aux indicateurs de qualité et aux délais ci-après :
|NUMÉRO| SERVICE | RÉSULTAT ATTENDU | DÉLAI |
|------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | Réception des stocks au HRD | Accusé de réception | 24 à 48 heures |
| 2 | Inspection des stocks au HRD | Rapport d'inspection établi selon le formulaire n° 6 | Une semaine |
| 3 | Entreposage | Dans un espace approprié | Même délai que pour l'inspection |
| 4 | Opérations courantes de magasinage | Inventaire annuel
Relevé des denrées périssables |Chaque année en décembre
Figure régulièrement sur le rapport d'état des stocks avec date d'expiration et numéro de lot|
| 5 | Manutention dans les locaux | Déchargement
Préparation au chargement | Dès réception au HRD
A réception d'une demande d'envoi |
| 6 | Menues réparations | Menues réparations du conditionnement | Dès l'inspection
Avant l'entreposage |
| 7 | Formalités douanières (entrée et sortie) | Documents douaniers (entrée et sortie) | Conformément à l'accord avec le gouvernement de l'Etat d'accueil |
| 8 |Entreposage de médicaments, dont ceux qui sont placés sous contrôle international et ceux qui sont soumis à la chaîne du froid| Entreposage dans un local approprié ou réfrigéré
Conditionnement approprié avant expédition | Dès la livraison
Avant le départ |
| 9 | Accès à d'autres services courants | Contacts avec les points focaux concernés | Dans les 24 à 48 heures suivant la demande |
| 10 | Communication entre utilisateurs (prêt et emprunt) | Contacts avec les autorités habilitées
Recommandations appropriées | 24 à 48 heures
24 à 48 heures |
| 11 | Définition du conditionnement approprié |Propositions techniques sur le mode de conditionnement et spécifications techniques du conditionnement à adopter| Sur demande, dans un délai d'une semaine |
| 12 | Publication de rapports sur l'état des stocks | Rapport actualisé | Chaque mois par courriel
Chaque semaine dans la rubrique à accès réservé du site Internet |
| 13 | Accès au site Internet | Délivrance de mots de passe et d'identifiants
Maintenance régulière du site | Une semaine à compter de la demande émanant de l'utilisateur
Sur demande |
| 14 | Accès aux locaux du HRD | Accès accordé | 24 heures |
A N N E X E 2
SERVICES SPÉCIFIQUES
A) Définition : La notion de « services spécifiques » s'applique aux activités et tâches qui réclament un engagement financier de la part des utilisateurs autorisés. Ils portent essentiellement sur les domaines suivants :
― entretien des biens pendant leur entreposage dans un HRD ;
― entretien et gestion des véhicules et des médicaments (notamment ceux qui sont placés sous contrôle international) ;
― manutention et reconditionnement des stocks reçus (s'ils ne sont pas conformes aux Procédures opérationnelles normalisées) ;
― fourniture de biens et de services (notamment de transport) pour le compte des utilisateurs ;
― réalisation d'ensembles d'accessoires, pose sur palettes, chargement, missions techniques, usage de locaux de formation, assurance de stocks, etc. ;
― tout service offert par les autres services ou branches du PAM et demandé par l'intermédiaire de l'UNHRD au titre de l'accord technique et des Procédures opérationnelles normalisées applicables.
B) But : Offrir aux utilisateurs une solution de rechange aux options commerciales.
C) Caractère optionnel : Les services spécifiques sont proposés aux utilisateurs à titre optionnel.
D) Possibilité de négocier : Le coût des services offerts par les HRD n'est pas négociable.
| NUMÉRO | SERVICE | RÉSULTAT ATTENDU | DÉLAI |
|--------|--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| 1 |Gestion de médicaments, dont ceux qui sont placés sous contrôle international et ceux qui sont soumis à la chaîne du froid| Enregistrement selon les modalités requises et comme demandé par l'utilisateur et/ou le ministère de la Santé | Dès la livraison |
| | Services d'un pharmacien | Demande d'autorisation du ministère de la Santé du pays destinataire | Dès qu'indiqué par le pays destinataire mais toujours avant l'arrivée de la cargaison |
| | | Demande d'autorisation d'exportation au ministère de la Santé | Après réception du certificat de dédouanement par le ministère de la Santé du pays destinataire |
| | | Documents afférents au dédouanement | |
| 2 | Gestion de matières dangereuses | Vérification du conditionnement approprié et de la documentation | Dès la livraison |
| 3 | Manutention et assistance piste pour opérations aériennes | Proposition chiffrée sur la base du poids total de la cargaison
Chargement conformément au plan de vol | Dès que le transport par avion a été décidé |
| 4 | Manutention de cargaisons à expédier par voie maritime ou terrestre | Proposition chiffrée
Chargement en fonction de l'horaire de départ | Dès que le moyen de transport est disponible |
| 5 | Réalisation d'ensembles d'accessoires | Assemblage conformément à la composition indiquée | Dans le délai convenu |
| 6 | Reconditionnement à la suite de dégâts importants | Reconditionnement conformément au rapport d'inspection | Dans le délai estimé par le rapport d'inspection |
| 6.a | Fourniture de produits non alimentaires | Devis et bon de commande conformément aux règles du PAM |Offre émise (ou, dans le cas d'un accord à long terme, bon de commande délivré) dans un délai d'une semaine à compter de la réception de la facture pro forma signée|
| 6.b | Fourniture de services de transport |Devis et bon de commande conformément aux règles du PAM
Instructions pour des produits particuliers soumis à la chaîne du froid ou relevant de la catégorie des matières dangereuses| 24 à 48 heures à compter de la demande |
| 6.c | Réparation/remise en état d'objets d'occasion | Estimation et calendrier des travaux | Offre dans un délai d'une semaine à compter de la réception de la facture pro forma signée |
| 6.d | Liquidation de biens | PSB [?] local et recommandations
Délivrance d'une facture pro forma | Un mois à compter de l'accord de l'utilisateur |
| 7 | Assistance technique sur le terrain | Mandat applicable à la mission
Rapport de mission | Dès accord et obtention des visas et des habilitations de sécurité, si nécessaire
Dans les 10 jours suivant la fin de la mission |
| 8 | Décompte extraordinaire | Mise à jour de l'état du stock et délivrance d'une facture pro forma | 3 jours |
| 9 | Utilisation des locaux du centre de formation | Plan de formation et facture pro forma | 3 jours |
| 10 | Assurance | Proposition technique chiffrée | Sur demande |
|12 [sic]| Entretien de véhicules | Mise à jour de la liste de contrôle | Une fois par mois |
| 13 | Autres services | Évaluation au cas par cas | Selon le cas |
A N N E X E 3
RÈGLES EN VIGUEUR AU PAM
EN MATIÈRE DE PASSATION DE MARCHÉS
Objectifs
Les règles de passation de marchés en vigueur au PAM ont pour objectif d'ensemble d'assurer l'efficacité des achats de biens et services à l'appui des projets de développement et des opérations d'urgence menés par le PAM.
Elles ont également pour objectifs spécifiques d'obtenir les biens et services les meilleurs possibles eu égard à la dépense encourue, d'assurer un usage efficace et efficient des ressources de manière compétitive et transparente, et d'appliquer des procédures saines de passation de marchés contribuant à nos buts opérationnels et stratégiques.
Principes
La politique de passation de marchés suivie par le PAM repose sur la concurrence. Cette condition est remplie si trois fournisseurs au moins sont invités à présenter des devis, soumissions ou propositions, quel que soit le nombre d'offres reçu. Il est souhaitable d'inviter le plus grand nombre possible de fournisseurs qualifiés sur la base du Registre des fournisseurs qualifiés du PAM. Le PAM peut également, si nécessaire, publier des appels d'offres internationaux.
Toute passation de marchés par le PAM est subordonnée à l'obtention de devis, soumissions ou propositions concurrentiels, mode le plus transparent d'obtenir des biens et services au coût et aux conditions les plus avantageux.
Dans certains cas, cependant, l'appel à la concurrence peut se révéler impossible ou malcommode. Un marché peut alors être passé directement, avec l'accord de l'autorité appropriée, sans choix entre concurrents.
Le PAM peut renoncer à faire appel à la concurrence pour les motifs suivants :
― si des prix ou des tarifs sont fixés en application de la législation nationale ou par des autorités réglementaires ;
― si, au vu d'un avis technique qualifié, le PAM a approuvé la normalisation de fournitures, d'équipements, de pièces de rechange ou d'autres produits et si les services afférents à ces produits normalisés ne permettent pas de faire appel à la concurrence ;
― si les exigences propres à des opérations d'urgence ou d'autres besoins opérationnels ne permettent pas de respecter le délai lié à l'engagement d'une procédure d'appel à la concurrence ;
― si un seul fournisseur est raisonnablement en mesure de répondre aux besoins du PAM ou si le marché porte sur des biens périssables ;
― si un marché compétitif portant sur des produits identiques a été passé au cours des trois derniers mois, sauf si les prix ou les tendances du marché ont connu dans l'intervalle un changement substantiel ;
― si le contrat prévu porte sur des services de personnes autres que des membres du personnel.
Toute renonciation à l'appel à la concurrence doit faire l'objet d'une justification écrite, à la demande du responsable considéré, approuvée et signée par l'autorité appropriée chargée de la passation du marché avant que l'achat ou l'action prévue au contrat puisse avoir lieu. Tout abus en la matière peut entraîner le retrait de l'habilitation à passer des marchés.
Dans le cadre de la procédure de passation de marchés, la séparation des fonctions constitue un principe important du contrôle interne. Un spécialiste de la passation de marchés ou un agent affecté à cette fonction ne doit pas être la même personne que celle qui demande l'ouverture d'un appel d'offres, qui rédige les spécifications techniques ou définit l'ampleur des travaux à effectuer, qui sollicite des soumissions ou propositions ou encore qui approuve l'octroi du marché et le paiement.
Les directeurs régionaux et les directeurs-pays sont tenus de veiller à tout moment à cette séparation des fonctions. Le fonctionnaire régional chargé des achats a un grand rôle à jouer pour conseiller les directeurs régionaux et les directeurs-pays sur les pratiques à suivre pour respecter ce principe. Le directeur de la Division des services de gestion est chargé de veiller à son respect au niveau du Siège.
TRAVAIL DES ENFANTS ET MINES ANTIPERSONNEL
Les dispositions ci-après font partie des modalités et conditions applicables à tout achat passé par le PAM.
MINES ANTIPERSONNEL
Le fournisseur certifie ne pas avoir d'activités afférentes, directement ou indirectement, à la vente ou à la fabrication de mines antipersonnel ou de composants produits dans le but essentiel d'en assurer le fonctionnement. Toute infraction à cette disposition habilitera le PAM à dénoncer immédiatement, sans frais, la présente commande moyennant notification au fournisseur.
TRAVAIL DES ENFANTS
Le fournisseur certifie que ni lui-même ni aucun de ses fournisseurs ne se livre à des pratiques incompatibles avec les droits énoncés dans la Convention sur les droits de l'enfant, y compris son article 32, qui requièrent notamment qu'un enfant ne soit astreint à aucun travail comportant des risques ou susceptible de compromettre son éducation ou de nuire à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social. Toute infraction à cette disposition habilitera le PAM à dénoncer immédiatement, sans frais, la présente commande moyennant notification au fournisseur.
A N N E X E 4
MANDAT DES ÉQUIPES D'INTERVENTION RAPIDE DES HRD
A) Composition et frais à prendre en charge :
Une équipe d'intervention rapide se compose généralement d'au moins deux personnes dont un chef d'équipe.
Les frais de déplacement, indemnités journalières, frais de remplacement des intéressés pendant la durée de leur mission et autres frais y afférents sont à la charge de l'utilisateur.
Les HRD ne recommandent pas de faire appel à une équipe d'intervention rapide pour des missions de longue durée ni pour installer la totalité des équipements mais plutôt pour assurer la formation de personnel local.
B) Missions d'ordre général :
Assister l'utilisateur pour (en fonction de ses demandes) la réception, l'entreposage, la formation sur les lieux, l'entretien et le reconditionnement d'équipements et de produits provenant de l'UNHRD ;
En cas de nécessité, assister l'utilisateur pour déterminer dans quelles zones les équipements seront installés ;
En cas de demande de désaffectation d'équipements d'occasion auprès d'un HRD, assister l'utilisateur pendant la phase d'abandon progressif du projet ;
Sur demande, assurer la gestion d'aires d'attente, d'un terminal de fret ou d'un point de transbordement pour des opérations de grande ampleur propres au PAM ou communes à plusieurs organismes ;
Dans un délai de dix jours à compter de la fin de la mission, remettre un rapport de mission comprenant les enseignements à en tirer, exposant des recommandations et précisant les actions à entreprendre.
C) Missions détaillées :
Option 1)
Procéder à une évaluation rapide des zones identifiées auparavant par l'utilisateur, analyser les contraintes et tout besoin imprévu d'équipements ou de matériel complémentaires pour parvenir au meilleur résultat ;
Assister l'utilisateur dans la conception d'un plan de distribution, de formation et d'installation ;
Aider à sélectionner et à identifier le personnel local le plus apte à être formé pour installer, entretenir, démanteler et/ou reconditionner les équipements ou produits fournis par l'UNHRD ;
Former le personnel local dans les domaines susmentionnés et identifier les personnes les plus qualifiées à recommander à l'utilisateur pour de futurs plans d'installation ou d'entretien ;
Veiller à ce que tous les manuels d'installation et d'entretien soient remis à l'utilisateur sur les lieux ;
Fournir un inventaire définitif des équipements installés.
Option 2)
Evaluation rapide des équipements qui font l'objet d'une proposition de désaffectation auprès d'un HRD ;
Estimation du coût de transport vers l'installation la plus proche ;
Estimation des coûts de remise en état et calendrier des travaux ; exposé des motifs pour lesquels il est proposé ou recommandé de désaffecter les équipements au lieu de les radier.
Option 3)
En coordination avec d'autres mécanismes interinstitutions et entités logistiques, mise sur pied et gestion d'un terminal de fret, d'un point de transbordement ou d'aires d'attente, y compris la gestion des cargaisons à l'arrivée et au départ ;
Enregistrer les secours d'urgence à l'arrivée et au départ et déterminer les reliquats ;
Préparer les secours d'urgence à expédier et la documentation nécessaire ;
Etablir sur demande des rapports sur les mouvements (entrées, sorties, reliquat).
A N N E X E 5
AUTORITÉ HABILITÉE À L'ÉGARD DES STOCKS
DÉTENUS PAR L'UNHRD
Les noms et les coordonnées des personnes habilitées à faire opérer des prélèvements sur les stocks de leur organisme figurent dans la rubrique à accès réservé du site Internet de l'UNHRD (www.unhrd.org).
Cette liste doit être mise à jour régulièrement par chaque utilisateur.
A N N E X E 6
FICHE DE DONNÉES DE SÉCURITÉ
Généralités
Dans des circonstances particulières et sur demande, il convient de fournir une fiche de données de sécurité. Pour plus d'informations, voir ci-dessous.
Une fiche de données de sécurité est un formulaire spécialement conçu où sont exposées les propriétés d'une substance donnée. Composante importante de la gestion des produits et de la sécurité sur les lieux de travail, elle a pour but de faire connaître au personnel et aux services de secours les procédures afférentes au maniement ou à l'utilisation de la substance considérée en toute sécurité et informe notamment sur ses données physiques (point de fusion, point d'ébullition, point d'inflammation, etc.), sa toxicité, ses effets sur la santé, sa réactivité, ainsi que sur les premiers secours à dispenser, les procédures d'entreposage, les équipements de protection à utiliser et le maniement du produit en cas de fuite. La présentation d'une fiche de données de sécurité peut varier d'une source à l'autre dans un même pays, en fonction des spécificités des normes nationales. Ces fiches constituent un système largement utilisé pour cataloguer des informations relatives à des produits, composés et mélanges chimiques. Les informations qu'elles renferment peuvent comprendre des instructions relatives à l'usage du produit en toute sécurité et aux risques potentiels liés à une matière ou à un produit particulier. Ces fiches sont utilisées partout où l'on se sert de produits chimiques.
On trouvera ci-après un spécimen de fiche de données de sécurité* :
(*) La fiche reproduite concernant un produit particulier, nous n'avons traduit que les titres des rubriques (Note du traducteur).
