L'accès aux technologies de l'information et de la communication définies à l'article 2 de l'arrêté du 4 novembre 2014 susvisé est autorisé aux organisations syndicales au sein des services ou groupes de services des directions de l'administration centrale, des services déconcentrés et territoriaux et des établissements publics du ministère de l'intérieur.
Lorsqu'elle demande à bénéficier d'une messagerie électronique ou d'un espace de communication, l'organisation syndicale désigne par courriel sur l'adresse de messagerie [email protected] un ou plusieurs interlocuteurs référents volontaires. Ce ou ces référents assurent l'interface avec l'administration pour toutes les questions relatives à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.
L'administration veille à l'assistance technique et à la formation en tant que de besoin au profit des interlocuteurs référents.
Si l'interlocuteur référent quitte ses fonctions, l'organisation syndicale s'engage à désigner un nouvel interlocuteur dans un délai de trois semaines.
Cependant, si des nécessités de service ou des contraintes particulières liées à l'utilisation de ces technologies le justifient, tout ou partie des facilités accordées sont réservées aux organisations syndicales dont la représentativité est appréciée au regard du comité technique ministériel, y compris celles qui sont hébergées dans des locaux extérieurs au ministère de l'intérieur.

Dans les services ou groupes de services des directions de l'administration centrale, des services déconcentrés et territoriaux et des établissements publics du ministère de l'intérieur, la communication se fait depuis le poste informatique professionnel du représentant syndical ou des équipements informatiques installés dans les locaux syndicaux.
Pour les organisations syndicales ne disposant pas de locaux au sein du ministère de l'intérieur, l'accès à la messagerie électronique et à l'intranet du ministère de l'intérieur depuis un local extérieur est possible à partir d'un équipement informatique mobile autorisé dans le respect des règles de sécurité et sous réserve des exigences de bon fonctionnement du réseau informatique du ministère.
Un terminal mobile permettant l'accès à l'intranet du ministère de l'intérieur est mis à la disposition des membres titulaires du comité technique ministériel dans le respect des règles de sécurité.

En application des dispositions de l'article 1er et eu égard aux contraintes techniques, les dispositions du présent article s'appliquent aux organisations syndicales dont la représentativité est appréciée au regard du comité technique ministériel.
3.1. Attribution d'adresses de messageries syndicales fonctionnelles :
Chaque organisation syndicale, telle que définie au 1er alinéa de l'article 1er, peut demander à l'administration la création d'une adresse de messagerie syndicale fonctionnelle. La demande doit être émise par le responsable (le président, le secrétaire général ou le secrétaire national) de l'organisation syndicale.
Toute organisation syndicale dans les services ou groupes de services des directions de l'administration centrale, des services déconcentrés et territoriaux et des établissements publics du ministère de l'intérieur, peut bénéficier d'une adresse de messagerie fonctionnelle au nom de l'organisation syndicale sous la forme suivante : sigle de l'organisation [email protected].
Seule cette adresse de messagerie sera habilitée à utiliser la liste de diffusion personnalisée.
3.2. Modalités d'utilisation :
Sans préjudice de leurs moyens de diffusion propres, chaque organisation syndicale est autorisée à adresser à l'ensemble de ses abonnés un maximum de huit messages par mois depuis une boîte aux lettres fonctionnelle.
Les messages doivent présenter un caractère exclusivement syndical.
Dans le cadre de l'utilisation de la messagerie électronique, le volume d'un message envoyé aux agents du ministère par les organisations syndicales ne peut dépasser la taille de 500 ko.
L'envoi d'information syndicale à destination des agents est possible depuis une messagerie privée, dans le respect des règles d'utilisation des systèmes d'information.
Les liens vers les sites extérieurs sont autorisés sous réserve du respect des règles de sécurité du réseau informatique du ministère de l'intérieur.
Dans le respect des règles générales de sécurité du système d'information du ministère, les messages électroniques en provenance des organisations syndicales parviennent à leurs destinataires sans blocage ni lecture par un tiers.
Les redirections de boîtes fonctionnelles vers des adresses privées sont interdites.
En raison des capacités actuelles du système, l'archivage automatique est désactivé lors des envois à la liste de diffusion. Les messages restent à disposition sur le serveur du périmètre considéré en cas de besoin.
Les messages sont adressés de façon programmée à partir de 18 heures et font l'objet d'un traitement par lot d'une durée variable, la diffusion programmée se faisant en soirée ou pendant la nuit.
L'utilisation des accusés de réception et/ou de lecture est interdite.
L'administration n'est pas responsable des problèmes techniques de réception qui pourraient être constatés lors de l'envoi de messages électroniques syndicaux.

En application des dispositions de l'article 1er et eu égard aux contraintes techniques, les dispositions du présent article s'appliquent aux organisations syndicales dont la représentativité est appréciée au regard du comité technique ministériel.
4.1. Création des listes de diffusion :
Le ou les référents désignés à l'article 1er peuvent demander la création d'une liste de diffusion destinée à l'envoi d'informations vers les adresses professionnelles nominatives ministérielles.
La liste de diffusion personnalisée est créée sous la forme suivante : liste-information-sigle de l'organisation [email protected].
Cette liste comprend les adresses professionnelles nominatives des agents du ministère de l'intérieur qui s'y seront abonnés.
Chaque organisation syndicale n'est autorisée à communiquer que par l'intermédiaire de la liste de diffusion mise à sa disposition.
4.2. Gestion des listes de diffusion :
Les agents du ministère sont informés par l'administration qu'ils ont la possibilité de s'abonner à des listes de diffusion, liberté leur étant laissée de se désabonner à tout moment.
Un message sera adressé, deux fois par an, par l'administration à l'ensemble des agents afin de les en informer.
Chaque message adressé par une organisation syndicale aux agents à partir d'une liste de diffusion comporte la mention suivante : « Vous êtes destinataire de ce message à portée syndicale conformément aux dispositions de l'article 8 de l'arrêté du 4 novembre 2014 relatif aux conditions générales d'utilisation par les organisations syndicales des technologies de l'information dans la fonction publique de l'Etat. Vous pouvez vous désabonner, à tout moment, en cliquant sur le lien prévu à cet effet afin de ne plus recevoir ces messages électroniques syndicaux. »
Le caractère confidentiel de l'identité des destinataires est respecté à chaque envoi de messages d'origine syndicale.
La liste des agents abonnés à la liste de diffusion d'une organisation syndicale est transmise à l'organisation syndicale deux fois par an, sous réserve des exigences de confidentialité et de sécurité de certains services. Les agents sont informés de la possibilité de transmission de cette information.

Dans la mesure de ses capacités techniques, l'administration s'engage à mettre à disposition des organisations syndicales définies au 1er alinéa de l'article 1er, un espace de communication situé sur la zone intranet du ministère de l'intérieur afin de permettre la mise à disposition d'informations syndicales à tout agent ayant accès à l'intranet.
L'ouverture de cet espace dédié s'effectue sur demande explicite du responsable de l'organisation syndicale. Lors de sa demande, le responsable de l'organisation syndicale désigne un ou plusieurs agents qui en sont les administrateurs.
La demande se fait auprès de la direction des ressources humaines.
Dans le respect des dispositions déontologiques, notamment du code de déontologie de la police et de la gendarmerie nationale, chaque organisation syndicale détermine librement le contenu des pages qu'elle élabore sur son espace sous réserve de sa responsabilité éditoriale et technique.
Les logos institutionnels ne doivent pas être utilisés.
Dans le cadre de la publication d'informations syndicales sur le site intranet, la mise en ligne de liens hypertextes vers des sites syndicaux extérieurs est autorisée par l'administration dans le respect des règles afférentes au réseau informatique du ministère.
L'identification des agents qui se connectent à l'intranet ne doit pas être recherchée et aucune collecte à des fins de mesure d'audience ne doit être effectuée, sauf sur la demande expresse de l'organisation syndicale concernée.

Dans les mêmes conditions qu'à tout autre utilisateur, un dispositif de filtrage est mis en place dans le seul but de préserver l'intégrité et le bon fonctionnement du système informatique. Celui-ci filtre les messages ou interdit l'accès aux sites internet contenant des fichiers informatiques susceptibles de mettre en danger la sécurité du système informatique et de favoriser la diffusion de virus.

En cas de manquement aux règles d'utilisation fixées dans la présente décision, ou en cas de fonctionnement anormal de la messagerie électronique syndicale ou des pages d'information syndicale accessibles sur le site intranet, susceptible de porter atteinte significative au bon fonctionnement du réseau ou d'entraver l'accomplissement du service, l'administration peut suspendre, sans délai après observation de ce dysfonctionnement, la mise à disposition de tout ou partie de ces moyens d'information électronique pour une durée comprise entre un et trois mois.
La direction générale de la gendarmerie nationale, la direction générale de la police nationale et le secrétariat général seront chargés de veiller au respect des conditions précitées.
L'organisation syndicale concernée est préalablement contactée.

Sous réserve de contraintes techniques, les dispositions de l'article 5 de la présente décision peuvent être déclinées au niveau local pour les organisations syndicales dont la représentativité est appréciée au regard du comité technique de proximité.

La présente décision sera publiée au Journal officiel de la République française.