La messagerie constitue essentiellement un moyen d'échange d'informations entre représentants syndicaux (interlocuteurs des divers niveaux de l'administration, membres des organismes directeurs, représentants élus ou désignés dans les instances de concertation). Elle leur permet de dialoguer entre eux au sein du ministère de la défense, dans la mesure des possibilités techniques d'interconnexion offertes par ses réseaux informatiques.
La messagerie peut également être utilisée par les syndicats constitués auprès d'un ou de plusieurs organismes pour communiquer, individuellement, avec les agents de ces organismes.
Les organisations syndicales dotées d'un local syndical - commun ou distinct - accèdent à leur adresse syndicale fonctionnelle à partir de ce local syndical.
Les responsables de fédération syndicale ministérielle, nommément désignés à l'administration, peuvent accéder à leur adresse syndicale fonctionnelle depuis un poste de travail mobile.
Seules les adresses de messagerie syndicales fonctionnelles peuvent être utilisées pour l'émission de messages à contenu syndical. Elles ne doivent être utilisées qu'à cette fin. Elles ne se substituent pas aux adresses professionnelles nominatives des responsables syndicaux.
L'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle peut servir aux échanges avec tout le personnel de l'organisme de façon individualisée mais cela peut aussi être effectué par le biais de listes de diffusion préétablies (cf. art. 2.4).
Ces représentants syndicaux locaux, responsables d'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle, sont organisés en fonction de la structure de leur organisation syndicale d'appartenance.
Les règles d'envoi des messages électroniques sont fixées en annexe 3.
L'insertion de liens vers l'information publiée sur le site Intradef syndical doit être privilégiée.