Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
― à l'identité (nom, prénom, numéro de téléphone et de fax professionnels, adresses professionnelles postale et de courrier électronique, login, numéro d'identification, profil utilisateur, photographie) ;
― à la vie professionnelle (affectation, localisation, fonction, grade) ;
― à la comptabilité des matériels (nature du matériel [marque, modèle, références, dimension], quantités, prix, numéro de marché pour les matériels techniques, numéro d'acte d'achat, numéro de nomenclature, destination analytique, numéro d'identification ou d'immobilisation du matériel, provenance du matériel [fabricant ou fournisseur : nom et raison sociale de l'entreprise, adresse du siège social], date de réception, position comptable [en approvisionnement / en attente / en service / mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense], date de cession ou de reversement et bénéficiaire, mise à disposition [bénéficiaire (références de la décision, du contrat, du titre de mise à disposition), conditions techniques et financières, date et durée de mise à disposition, date prévue de réintégration, date effective de réintégration, références du ou des versements financiers effectués par le bénéficiaire], mouvements [matériel mouvementé, nature du mouvement, dates, quantités de matériels], constat de l'état du matériel perdu, détruit ou détérioré [perte / avarie / destruction / détérioration, circonstances, nom du détenteur dépositaire ayant établi le procès-verbal de constatation, nom du détenteur dont la responsabilité peut être engagée, nom de l'ordonnateur-répartiteur ayant pris la décision d'imputation, résultat de la décision d'imputation], prévisions d'élimination, nom de l'ordonnateur répartiteur, nom du comptable, nom des détenteurs-dépositaires, nom des détenteurs-usagers) ;
― à la gestion des matériels (type de matériel, marque/modèle/référence, numéro d'identification ou d'immobilisation du matériel, caractéristiques techniques, quantité, date de versement en magasin, localisation, date d'inventaire, affectation [nom du détenteur], mouvements des matériels [dates d'entrée et de sortie, utilisation, reversements, cessions], état [en service / immobilisé / indisponible / en approvisionnement], réservation [prestataire auprès de qui la réservation est effectuée : nom et raison sociale de l'entreprise, adresse du siège social, nom, prénom et coordonnées du contact], nom, prénom et visa du demandeur, nom, prénom et visa du donneur d'ordre, nom et prénom des gestionnaires magasiniers, dates et type d'intervention [maintenance, contrôle...], date de fin de garantie).
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées :
― jusqu'au départ de l'intéressé pour ce qui concerne les données relatives à l'identité et à la vie professionnelle ;
― jusqu'à la cession ou le remplacement du matériel pour les données relatives aux matériels ;
― cinq ans pour les informations relatives à la comptabilité ;
― vingt ans pour les informations relatives au registre des procès-verbaux.