Chaque conseil scientifique de département se réunit au moins deux fois par an, sur convocation du directeur de département.

Les membres des conseils scientifiques de département sont convoqués au moins quinze jours avant la date de la réunion. L'ordre du jour des sessions ainsi que les documents nécessaires aux travaux des conseils scientifiques de département sont joints à la convocation. Ces documents peuvent, à titre exceptionnel, faire l'objet d'un envoi séparé qui intervient dans toute la mesure du possible au moins une semaine avant la réunion des conseils scientifiques de département.

Des séances extraordinaires peuvent être organisées dans les mêmes conditions.