INFORMATIONS REQUISES POUR L'INSCRIPTION DU TITRE PROFESSIONNEL AU RÉPERTOIRE NATIONAL DES CERTIFICATIONS PROFESSIONNELLES

Intitulé : titre professionnel secrétaire assistant (e).

Niveau : IV.

Code NSF : 324 t-secrétariat bureautique.

Résumé du référentiel d'emploi

L'emploi de secrétaire assistant (e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaire assistant (e) intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe. Il (elle) assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service ou de sa structure. Il (elle) effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l'entreprise et traite certains dossiers spécifiques.

Le (la) secrétaire assistant (e) contribue à la qualité de la communication de l'entreprise. Il (elle) en valorise l'image et est le relais de l'information , tant à l'interne qu'à l'externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il (elle) assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques. Il (elle) assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.

Le (la) secrétaire assistant (e) peut être amené (e) à remplacer un (e) autre secrétaire pendant son absence, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.

Selon l'activité de l'entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales-achats et ventes-et le suivi administratif courant du personnel.

Assurant l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, il (elle) apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu'il (elle) a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise.

Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message.

Le (la) secrétaire assistant (e) exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative. La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.

L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

Capacités attestées et descriptif des composantes de la certification

1. Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

Produire des documents professionnels courants.

Rechercher et communiquer des informations.

Assurer la traçabilité et la conservation des informations.

Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques.

Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités.

2. Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise

Assurer l'administration des achats et des ventes.

Assurer l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants.

Assurer le suivi administratif courant du personnel.

Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques.

Secteurs d'activité ou types d'emplois accessibles par le détenteur du titre

L'emploi de secrétaire assistant (e) s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités.

Dans les grandes entreprises, l'activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.

Les types d'emplois accessibles sont les suivants :

Secrétaire.

Secrétaire administratif (ve).

Secrétaire polyvalent (e).

Secrétaire généraliste. Assistant (e) administratif (ve).

Assistant (e) d'équipe.

Assistant (e) d'entreprise.

Code ROME :

M1607-Secrétariat.

Réglementation de l'activité :

Néant.

Autorité responsable de la certification :

Ministère chargé de l'emploi.

Liens avec d'autres certifications :

Bases légales et réglementaires :

Code de l'éducation, notamment les articles L. 335-5, L. 335-6 et R. 335-13, R. 338-2 ;

Arrêté du 9 mars 2006 modifié relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel du ministre chargé de l'emploi. Arrêté du 8 décembre 2008 modifié relatif au règlement général des sessions de validation conduisant au titre professionnel du ministère chargé de l'emploi.

La réglementation applicable à ce titre professionnel est mise en œuvre à compter du 1er mars 2013.

INFORMATIONS REQUISES POUR L'INSCRIPTION AU RÉPERTOIRE NATIONAL DES CERTIFICATIONS PROFESSIONNELLES

Intitulé : secrétaire assistant (e).

Niveau : IV.

Code NSF : 324 t.

Résumé du référentiel d'emploi

Le (la) secrétaire assistant (e) prend en charge les travaux administratifs et la logistique du service, assure des fonctions de coordination et d'organisation au sein de l'unité.

En fonction de l'activité de son service, il (elle) peut assurer le suivi administratif des opérations commerciales (achats/ ventes), le suivi administratif courant du personnel (congés et absences), le suivi des statistiques du service (tableaux et graphiques).

Il (elle) est l'interface entre son service et l'extérieur et relaie l'information auprès de son unité.

Il (elle) organise, en tenant compte des contraintes de l'équipe, les réunions et les déplacements et tient les agendas. De façon générale, il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie grâce à la préparation de dossiers, la mise en forme de tous types de documents, la rédaction de certains écrits et le classement des documents. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative, en gérant les priorités et les urgences.

Ses activités nécessitent de respecter procédures internes, chartes graphiques et normes. Il (elle) a une bonne maîtrise des outils bureautiques et des technologies de l'information et de la communication et s'adapte en permanence à leur évolution. Il (elle) est de plus en plus sollicité (e) pour apporter un appui technique au sein de sa structure.

Le (la) secrétaire assistant (e) valorise l'image du service et de l'entreprise . L'aspect relationnel de la fonction est de ce fait primordial.

L'autonomie, le sens du relationnel et de l'organisation, la réactivité, la capacité à assurer une multiplicité de tâches simultanément et la discrétion sont des atouts majeurs pour l'exercice du métier.

Capacités attestées et descriptif des composantes de la certification

1. Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

Produire des documents professionnels courants.

Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure.

Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure.

Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ ou un visiteur.

Assurer le traitement du courrier.

Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous.

Organiser les déplacements et les réunions.

Gérer un stock de consommables.

2. Réaliser le traitement administratif des différentes fonctions de l'entreprise

Assurer l'administration des achats et des ventes.

Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau.

Assurer le suivi administratif courant du personnel.

Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service ou de l'entreprise. Unité de spécialisation complémentaire : néant.

Secteurs d'activités ou types d'emplois accessibles par le détenteur du titre

Cet emploi s'exerce dans tous les types d'entreprises (privées, publiques, associatives) et tous secteurs professionnels. Secrétaireassistant (e) est l'emploi type de référence pour tous les métiers du secrétariat.

Code ROME :

2131-Secrétaire bureautique polyvalent (e).

Réglementation de l'activité : néant.

Cette certification est accessible à compter du 1er mars 2008.

Autorité responsable de la certification : ministère chargé de l'emploi.

Bases légales et réglementaires :

Articles L. 335-5 et suivants et R. 338-1 et suivants du code de l'éducation ;

Arrêté du 9 mars 2006 relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel du ministre chargé de l'emploi.

A N N E X E

INFORMATIONS REQUISES POUR L'INSCRIPTION DU TITRE PROFESSIONNEL AU RÉPERTOIRE NATIONAL DES CERTIFICATIONS PROFESSIONNELLES

Intitulé

Titre professionnel de secrétaire assistant(e).

Niveau IV.

Code NSF : 324 t.

Résumé du référentiel d'emploi

Le (la) secrétaire prend en charge les travaux administratifs et la logistique de son service.

Il (elle) saisit, met en forme des documents à l'aide des outils bureautiques, a en charge la reproduction, la transmission et la mémorisation des informations, répond aux demandes d'information, filtre et transmet les communications, organise matériellement les réunions, les déplacements, les séminaires, etc.

Dans tous les cas, il (elle) rationalise, fait évoluer son poste de travail avec les outils bureautiques et télématiques et élabore des procédures d'organisation.

Le métier s'exerce avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon l'organisation, la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. La majeure partie de l'activité s'effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier.

Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l'extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l'activité en cours.

L'impact du secteur d'activité dans lequel exerce le (la) secrétaire n'a que peu d'influence sur son métier. Le fait que les secrétaires changent de secteur d'activité pratiquement chaque fois qu'ils (elles) changent d'entreprise nécessite une capacité d'adaptation en tant que savoir-faire spécifique du métier.

D'une manière générale, c'est la taille de l'entreprise qui est déterminante.

Cela se traduit par :

- un recentrage de l'activité des secrétaires sur les fonctions de secrétariat dans les grandes entreprises ;

- une plus grande polyvalence des secrétaires dans les structures PME-PMI ;

- une spécialisation des secrétaires dans le domaine d'activité de l'entreprise au sein des plus petites.

Le fait de travailler pour un encadrement et un personnel télétravailleur est également un facteur porteur d'incidences sur le métier :

- il contribue à renforcer la polyvalence, l'autonomie, le rôle de courroie d'informations dans l'entreprise ;

- il implique une utilisation accrue des outils d'information et de communication et l'arrivée de nouvelles tâches directement liées à cette utilisation, en particulier le tri et le traitement des informations.

Capacités attestées et descriptif

des composantes de la certification

1. Organiser son poste bureautique

et produire tout document à l'aide de logiciels de bureau

Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique.

Saisir/modifier et présenter tout document à l'aide des applications bureautiques.

Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information.

2. Traiter et assurer le suivi

d'événements et de dossiers

Rédiger des écrits professionnels simples et à caractère répétitif.

Recevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission.

Concevoir des documents types et automatiser des tâches bureautiques pour optimiser le poste de travail.

Identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement ou d'un dossier.

Contribuer à la gestion du temps de son responsable et d'une équipe de travail.

Gérer son temps et organiser son espace de travail.

Gérer les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une entreprise.

3. Assurer le suivi administratif

dans différents services

Rédiger des écrits professionnels à caractère exceptionnel.

Traiter des informations selon les procédures administratives achats/ventes.

Régler les premiers niveaux de dysfonctionnement ou les litiges simples administratifs ou commerciaux.

Etablir des tableaux de suivi et des statistiques liées à l'activité du service ou de l'entreprise pour faciliter une prise de décision.

Assurer le suivi administratif du personnel.

Secteurs d'activités ou types d'emploi

accessibles par le détenteur du titre

Tous secteurs.

Code(s) ROME

12132 - Secrétaire bureautique polyvalent.

Réglementation de l'activité

Néant.

Autorité responsable de la certification

Ministère chargé de l'emploi.