Le vote peut avoir lieu par correspondance dans les conditions suivantes :
- sont admis à voter par correspondance les agents qui se trouvent en congé de maladie, en congé de longue maladie ou en congé de longue durée, ceux qui sont en position d'absence régulièrement autorisée et ceux qui sont empêchés, en raison des nécessités du service, de se rendre à la section de vote le jour du scrutin ;
- la liste des agents appelés à voter par correspondance est annexée à la liste électorale arrêtée par le directeur de l'Institut des hautes études de défense nationale. Quinze jours au moins avant la date des élections, les agents intéressés sont avisés de leur inscription sur cette liste et des conditions dans lesquelles ils pourront voter. Ils peuvent vérifier les inscriptions et formuler toute réclamation contre les inscriptions ou omissions dans les conditions prévues à l'article 3 du présent arrêté.
Ces délais ne s'appliquent pas aux agents empêchés de prendre part au vote direct par suite des nécessités du service.
Les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires sont transmis aux intéressés huit jours francs au moins avant la date fixée pour les élections.
L'électeur insère son bulletin de vote dans une première enveloppe (dite enveloppe n° 1). D'un modèle fixé par l'administration, elle ne porte aucune mention ou signe distinctif. Il insère cette enveloppe fermée et cachetée dans une seconde enveloppe (dite enveloppe n° 2) sur laquelle figurent ses nom, prénoms, affectation et signature. Ce pli cacheté est placé dans une troisième enveloppe (dite enveloppe n° 3) qu'il adresse par voie postale au bureau de vote.
L'enveloppe n° 3 doit parvenir au bureau de vote avant l'heure de clôture du scrutin.
A l'issue du scrutin, le bureau de vote procède au recensement des votes par correspondance. Les enveloppes n° 3, puis les enveloppes n° 2 sont ouvertes. Au fur et à mesure de l'ouverture des enveloppes n° 2, la liste électorale est émargée et l'enveloppe n° 1 déposée, sans être ouverte, dans l'urne contenant les suffrages des agents ayant voté directement.
Sont mises à part sans être ouvertes :
- les enveloppes n° 3 parvenues au bureau de vote après l'heure de clôture du scrutin ;
- les enveloppes n° 2 multiples parvenues sous la signature d'un même agent ;
- les enveloppes n° 2 sur lesquelles ne figurent pas le nom et la signature de l'agent ou sur lesquelles le nom est illisible ;
- les enveloppes n° 1 parvenues en nombre multiple sous une même enveloppe n° 2 ;
- les enveloppes n° 1 portant une mention ou un signe distinctif.
Le nom des électeurs dont émanent ces enveloppes n'est pas émargé sur la liste électorale.
Sont également mises à part, sans être ouvertes, les enveloppes émanant d'électeurs ayant pris part directement au vote. Dans un tel cas, le vote par correspondance n'est pas pris en compte.
Le bureau de vote établit un procès-verbal des opérations de recensement des votes par correspondance. Sont annexées à ce procès-verbal les enveloppes qui ont été mises à part sans être ouvertes.
Les votes parvenus après le recensement prévu ci-dessus sont renvoyés aux intéressés avec l'indication de la date et de l'heure de réception.