Les catégories d'informations nominatives enregistrées sont, s'agissant de :
- la diffusion et la transmission d'informations relatives aux personnes travaillant d'une manière permanente ou temporaire au sein du ministère de la défense et des anciens combattants : nom, prénoms, qualité, photographie, adresses professionnelles de courrier électronique, armée, arme, corps, statut, grade, numéro matricule, fonction ou intitulé du poste, organisme d'appartenance, bureau, localisation, numéros de téléphone et de fax professionnels, certificat numérique ;
- la consultation, la saisie et l'extraction de données à caractère personnel : toutes les données contenues dans les fichiers appartenant à d'autres traitements informatiques, dès lors qu'une telle utilisation est autorisée par la Commission nationale de l'informatique et des libertés. L'accès à ces traitements est réglementé par des procédures restrictives ;
- la mise en oeuvre des messageries par les armées, directions, services, délégations, le secrétariat général pour l'administration et les autres organismes relevant du ministre de la défense : adresses de messagerie électronique de l'émetteur du message, fonctionnelle, universelle, du serveur, du service, la date et les heures d'émission et de réception du message et son contenu, identifiant ;
- la mise en oeuvre d'espaces de discussion modérés : le thème, la contribution à la discussion, à la concertation, aux débats, au dialogue social ou syndical ;
- la mise à disposition d'informations juridiques, financières, administratives, techniques et pratiques : les publications, notamment le Bulletin officiel des armées, nominations, emplois, logement, nouveautés sur le site, salons et expositions, actualités sur les organismes.
Chacun des organismes, partie prenante de l'« intranet défense », est responsable de la diffusion, de la mise à jour, de la suppression et, conformément aux dispositions de l'article 29 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, de la protection des données à caractère personnel relevant de son domaine de compétence. A cet effet, chaque organisme met en oeuvre les outils d'analyse, de chiffrement et de signature électronique nécessaires à la protection de ses systèmes de communication, de commandement ou d'information contre les menaces susceptibles d'affecter le fonctionnement de l'intranet dont il a la charge ou d'engager la responsabilité de l'organisme.