La ministre de la défense,
Vu la convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel faite à Strasbourg le 28 janvier 1981, approuvée par la loi n° 82-890 du 19 octobre 1982, entrée en vigueur le 1er octobre 1985 et publiée par le décret n° 85-1203 du 15 novembre 1985 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment son article 15 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 12 et 19 ;
Vu le décret n° 82-451 du 28 mai 1982 relatif aux commissions administratives paritaires ;
Vu l'arrêté du 8 mars 1999 modifié portant organisation de la direction de la fonction militaire et du personnel civil ;
Vu l'arrêté du 16 mai 2002 modifié portant délégation de signature ;
Vu la lettre de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 19 juillet 2004 portant le numéro 1017203,
Arrête :
Il est créé au sein du ministère de la défense, à la direction de la fonction militaire et du personnel civil, un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé « E-CAP » mis en oeuvre par le bureau des affaires communes de la sous-direction de la gestion du personnel civil et dont la finalité est le traitement des élections des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires des agents fonctionnaires gérés par le ministère de la défense.
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Les catégories d'informations nominatives ainsi enregistrées sont :
Pour les électeurs, chargés d'élire les représentants des personnels aux commissions administratives paritaires (CAP) :
- l'identité (nom patronymique, nom marital, prénom, numéro d'électeur, sexe) ;
- la vie professionnelle (corps, grade, date d'entrée dans le corps, date de titularisation, position administrative, établissement d'affectation, établissement emploi, numéro de la CAP).
Pour les candidats, mandat électif (titulaire ou suppléant) des personnels aux CAP :
- l'identité (nom usuel, prénom, grade du candidat, mandat électif [titulaires/suppléants], numéro d'électeur, sexe) ;
- la vie professionnelle (corps, grade, date d'entrée dans le corps, date de titularisation, position administrative, établissement d'affectation, établissement emploi, éligibilité [O/N], numéro de la CAP) ;
- l'appartenance syndicale (dénomination de l'organisation syndicale, élu/non élu).
Pour les responsables d'élections par sections de vote, chargés de veiller au déroulement des élections des représentants des personnels aux CAP :
- l'identité (nom usuel, prénom) ;
- la vie professionnelle (numéro de téléphone, grade, établissement d'affectation) ;
- l'utilisation des médias et moyens de communication (nom de connexion, mots de passe cryptés, remontées des informations).
La durée de conservation des informations nominatives ainsi enregistrées est limitée à la durée d'une campagne d'élection, soit trois mois, sauf pour ce qui concerne les informations relatives au sexe et au corps des électeurs et des candidats, qui sont conservées jusqu'à la prochaine élection, soit trois ans.
Les informations nominatives concernant les candidats sont enregistrées avec l'accord exprès des intéressés.
Pour les gestionnaires chargés d'organiser les élections des représentants des personnels aux CAP :
- l'identité (nom usuel, prénom) ;
- la vie professionnelle (numéro de téléphone, établissement d'affectation) ;
- l'utilisation des médias et moyens de communication (nom de connexion, mots de passe cryptés).
La durée de conservation des informations nominatives ainsi enregistrées est limitée à trois ans.
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Les destinataires des informations enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :
- les intéressés ;
- les organisations syndicales ;
- les centres de vote ;
- les régions de vote ;
- la sous-direction des bureaux du cabinet ;
- la direction générale de l'administration et de la fonction publique du ministère de la fonction publique et de la réforme de l'Etat ;
- les membres des corps d'inspection.
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Le droit d'opposition prévu à l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement.
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Le droit d'accès et de rectification prévu aux articles 34 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 précitée s'exerce auprès de la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil, bureau des affaires communes, 26, boulevard Victor, 00463 Armées.
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Le sous-directeur de la gestion du personnel civil est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
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Fait à Paris, le 5 août 2004.
Pour la ministre et par délégation :
Par empêchement du directeur
de la fonction militaire et du personnel civil :
Le chef de service,
C. Girelli