Le teneur de compte-conservateur décrit son organisation comptable dans un document approprié.

Il tient sa comptabilité titres selon les règles de la comptabilité en partie double.

La nomenclature des comptes et leurs règles de fonctionnement sont fixées par une instruction de l'AMF. Cette nomenclature a notamment pour effet, à des fins de contrôle, de classer dans des catégories distinctes les titres financiers des placements collectifs, ceux des autres clients et ceux appartenant au teneur de compte-conservateur.

Le teneur de compte-conservateur procède à un enregistrement comptable des opérations dès qu'il en a connaissance.

Lorsque des opérations restent à confirmer entre le teneur de compte-conservateur et ses contreparties, les engagements correspondants font l'objet soit d'écritures comptables d'engagement, soit d'enregistrements extracomptables.

Le teneur de compte-conservateur enregistre, dans les meilleurs délais, toute information nécessaire à la gestion du dénouement des opérations.

Toute écriture est justifiée :

1° Soit par un document écrit ;

2° Soit par des données informatisées et non altérables.

S'agissant des titulaires de comptes de titres financiers nominatifs administrés, le teneur de compte-conservateur procède, selon une périodicité raisonnable, au rapprochement de sa comptabilité avec celle tenue par la personne morale émettrice. Le cas échéant, il justifie tout écart.

Le teneur de compte-conservateur établit une situation quotidienne des références nominatives non transmises au dépositaire central concerné dans les délais impartis et dont la transmission reste à faire.

Le teneur de compte-conservateur organise ses procédures de traitement de manière à garantir la saisie complète, la fiabilité et la conservation des données de base, notamment celles relatives aux titulaires de comptes, aux titres financiers conservés, aux prestataires contreparties et aux événements intervenant sur les titres financiers.

Le teneur de compte-conservateur organise son système de traitement afin qu'il soit en mesure de produire les documents suivants, pour chacun des titres financiers conservés :

1° L'historique des mouvements sur titres financiers ;

2° L'historique des comptes de titres financiers ouverts en toutes classes du plan comptable.

Le teneur de compte-conservateur traite et conserve les données relatives aux clients et aux opérations qu'ils effectuent dans le respect du secret professionnel mentionné à l'article 314-1.

Le teneur de compte-conservateur établit une piste d'audit entre les écritures titres et espèces correspondant à une même opération à l'aide soit de références communes, soit de règles de gestion.

Le teneur de compte-conservateur conçoit le système de comptabilité des titres financiers de telle sorte qu'il soit en mesure de justifier, d'une part, les soldes de chaque titre financier à partir des soldes de chacun des titulaires et des soldes des opérations en transit, d'autre part, la reconstitution de chaque solde à partir des opérations détaillées qui en sont à l'origine.

Il effectue ces justifications selon une périodicité raisonnable.

Le teneur de compte-conservateur met en œuvre des procédures permanentes de contrôle de l'exactitude des procédures de traitement.

Pour chaque titre financier, il vérifie quotidiennement :

1° L'égalité entre le total des écritures passées au crédit des comptes et le total des écritures passées à leur débit ;

2° L'équilibre entre les comptes présentant des soldes créditeurs et les comptes présentant des soldes débiteurs.

Il organise également le système de comptabilité des titres financiers, de telle sorte qu'il permette, par la mise en place de procédures appropriées, le contrôle des données.

Le teneur de compte-conservateur met en œuvre des procédures permanentes de vérification de la sincérité des comptes d'avoirs disponibles, à l'aide des justificatifs des avoirs correspondants fournis par le dépositaire central, les teneurs de compte-conservateurs auprès desquels sont conservés les titres financiers et les personnes morales émettrices faisant offre au public. Le teneur de compte-conservateur justifie toute différence.

Le teneur de compte-conservateur enregistre les dates normales attendues de réception ou de livraison des titres financiers. Cet enregistrement tient compte des spécificités des opérations transfrontalières.

Le teneur de compte-conservateur organise ses procédures en matière de suivi des suspens de la façon suivante :

- la situation des suspens en titres financiers et en espèces, pour tous les titres financiers concernés, est fournie quotidiennement au service ayant la charge opérationnelle des opérations de livraison et de règlement des contreparties ;

- les suspens mentionnés au deuxième alinéa s'entendent :

1° Des opérations non appariées dans les délais prévus ;

2° Des livraisons et règlements en attente, relatifs à des opérations appariées avec les contreparties, et dont les dates de dénouement prévues sont dépassées ;

- les suspens sont suivis par contrepartie et par date de livraison prévue à l'origine ;

- en outre, l'accord des contreparties sur les suspens identifiés, tant en titres financiers qu'en espèces, est régulièrement sollicité.