Un emploi à temps plein de chargé de mission « Préfigurateur du centre de services partagés au pôle mutualisé Besançon-Viotte » est vacant au secrétariat général pour les affaires régionales de Bourgogne-Franche-Comté, et sera placé pour emploi auprès du préfet du Doubs. La nomination sera dans un premier temps effectuée pour une durée de 1 an, avant une éventuelle prolongation.

Contexte

L'Etat en région Bourgogne-Franche-Comté anime une démarche très volontariste en matière de modernisation interministérielle de l'action publique, tant par la transformation numérique au sein de ses services que par les démarches de mutualisation et d'amélioration de l'accueil des usagers.
Dans cet esprit et en lien avec la préfecture du Doubs, le préfet de région pilote l'installation d'un pôle interministériel de l'Etat à Besançon regroupant en septembre 2020 cinq directions de l'Etat (DREAL, DRAAF, DRJSCS, DDT et DDCSPP) ainsi que l'ARS, soit 800 agents sur un site unique dit « Viotte », au sein de bâtiments modernes près de la gare SNCF.
Le Fonds de transformation de l'action publique a retenu ce projet comme emblématique des démarches de modernisation de l'Etat et le soutient, notamment pour son ambition en termes de mutualisation des services-support et de l'accueil des usagers.
Ce projet immobilier est un levier pour repenser les modes de fonctionnement de l'administration, en poussant le plus loin possible :

- la logique de simplification, avec un objectif de dématérialiser 40 % des procédures Etat en région ;
- l'amélioration du service rendu à l'usager, notamment sur l'accueil et la mise en place d'un guichet unique pour certaines démarches administratives ;
- la logique de transversalité, via des espaces de « co-working » afin de renforcer l'agilité et le développement du mode projet ;
- la logique de mutualisation avec la création d'un centre de service partagé (CSP) pour la gestion mutualisée des fonctions supports du site (logistique du bâtiment, accueil, gestion du parc véhicules, gestion du courrier, économat…) au service des 800 agents présents et des visiteurs.

Activités principales

La raison d'être du poste de préfigurateur du centre de service partagé est :

- d'ici septembre 2020, de créer les conditions favorables à la constitution d'un service support opérationnel dès la prise des locaux ;
- après septembre 2020, d'assurer la prestation de service mutualisée pour le compte des 6 directions en veillant à la qualité du service rendu à l'ensemble des usagers du pôle administratif, et à participer activement au conseil de site.

D'ici septembre 2020, les activités du préfigurateur du CSP sont en priorité :

- la constitution du centre de service partagé : proposition d'organisation du travail (organigramme, mise en place de nouvelles procédures), rédaction des fiches de postes, concertation avec les agents des 6 directions actuellement sur ces missions, participation au dialogue social ;
- la contribution à la réflexion sur la gouvernance à mettre en place pour assurer le bon fonctionnement du site et l'articulation entre le CSP et les services supports des 6 directions présentes sur le site ;
- le recrutement des prestataires pour la gestion des contrats de maintenance bâtimentaire du site et de gestion de l'accueil, etc. ;
- la préparation du déménagement des 6 services et leur installation sur le site « Viotte » en lien avec le prestataire qui sera retenu : mise en place d'une équipe projet, définition d'un plan d'actions et d'un retroplanning incluant tous les aspects nécessaires à la bonne installation dans les locaux (gestion de l'archivage des sites actuellement occupés, planning des déménagements/emménagements, achats mutualisés des équipements non fournis à la prise du bail) et le suivi des opérations de déménagement.

Durée du poste et perspectives

Après la phase de préfiguration, en septembre 2020, l'emploi correspond au poste de chef du CSP Viotte, qui sera composé d'une équipe prévisionnelle de 10 à 15 agents, placés à terme sous l'autorité fonctionnelle du directeur de la DREAL et sous pilotage du conseil de site.
Le chef du CSP devra alors organiser le travail des agents de l'équipe du CSP et les manager, suivre la qualité des prestations qui seront mises en œuvre sur le site Viotte, mettre en œuvre et suivre dans le temps les projets de modernisation et d'innovation qui auront été retenus dans la phase de préfiguration, porter les missions et actions relatives à l'administration exemplaire dans son champ de compétence et préparer et animer les conseils de site « Viotte ».
Le périmètre des missions du CSP est susceptible d'évoluer d'ici 2020 pour tenir compte des travaux en cours dans le cadre du FTAP : au-delà des compétences socles du CSP (logistique, archives, gestion du parc de véhicules, accueil, courrier, économat), d'autres missions sont susceptibles d'être portées à terme par le CSP.

Lieu du poste

Le poste est basé à Besançon (Doubs).

Liaisons fonctionnelles

La préfecture du Doubs (partenariat étroit avec la chargée de projet Viotte de la préfecture du Doubs), les directions concernées par le projet (DREAL, DRAAF, DRJSCS, DDT, DDCSPP, ARS), le SGAR et notamment la plateforme régionale des achats, les prestataires, les constructeurs et le propriétaire du pôle tertiaire Viotte.

Compétences demandées

Forte autonomie, réactivité, capacité à prendre des initiatives, qualités relationnelles confirmées, très bon sens de l'organisation, sens pratique affirmé, initiation à la commande publique et aux achats de l'Etat, qualités de négociateur, compétences managériales et en conduite du changement.

Conditions à remplir

Peuvent être nommés chargés de mission les fonctionnaires de catégorie A ou A+ ou assimilés, les magistrats, les officiers ainsi que des agents contractuels d'un niveau équivalent.

Modalités de candidature

Conformément aux dispositions de l'article 5 du décret du 25 mai 2009, les candidatures, accompagnées d'un curriculum vitae, d'une lettre de motivation, ainsi que, le cas échéant, du dernier arrêté de situation administrative et d'un état des services doivent être transmises, dans un délai de trente jours à compter de la publication du présent avis au Journal officiel, au préfet de région, à l'adresse ci-après : [email protected].
Les candidats devront également tenir à disposition une fiche financière établie par leur service de départ.

Personnes à contacter pour tous renseignements complémentaires

Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Mme Angèle PRILLARD, chargée du projet Viotte à la préfecture du Doubs (06-45-35-63-72), [email protected], ou auprès de M. Alain MAZOYER, secrétaire général adjoint aux affaires régionales, [email protected].